This is an old revision of the document!


Funcionamiento Interno de las Pantallas de SIGA

El sistema SIGA está compuesto por los siguientes Módulos ó Sub- Sistemas:

Ingreso al Sistema:

  • Se ingresa a http://xxx.xxx.xxx.xx desde el Navegador de Mozilla Firefox o haciendo clic sobre un acceso directo al sistema

<center>Image</center>

  • Nombre de Usuario: Se coloca el nombre del usuario correspondiente.
  • Contraseña: Ingresar la clave del usuario.
  • Empresa: Seleccionar la empresa.
  • Presionar LOGIN para ingresar al sistema.

Una vez en el Sistema se despliega el menú en forma de árbol, y se hace referencia a lo amigable que es el manejo del menú por la familiaridad y semejanza al manejo del explorador de Windows. Se debe hacer referencia a que el menú se despliega (con doble clic) y siempre que veamos una carpeta con un signo (+) del lado izquierdo nos indica que contiene información asociada o subcarpetas; posicionadnos sobre este signo se nos despliega las opciones que contenga.

Image

<center>Descripción del Sub-Sistema de Compras y Almacén:</center>

<center>Image</center>

El módulo de Compras y Almacén permite la generación de todos aquellos movimientos en los cuales se realiza la solicitud y adquisición ya sea de artículos o servicios así como de la ejecución y control de los movimientos involucrados en el inventario de los artículos. Es a través de este módulo donde comienza la integración contable y presupuestaria en el sistema ya que la mayoría de los documentos emitidos, automáticamente generan movimientos presupuestarios (Precompromisos y Compromisos) y comprobantes contables (para el control de inventario).

PROVEEDORES:

<center>Image</center>

En esta carpeta existen una serie de definiciones necesarias para poder registrar un proveedor así como una serie de datos e información asociada a este que serán de utilidad al momento de la emisión de las órdenes de compra/servicio.

  1. Grupo de Recaudos:

<center>Image</center>

En esta pantalla se crean los posibles grupos a los cuales se les solicitan diferentes tipos de recaudos de acuerdo a su definición legal (Persona Natural, Persona Jurídica, Cooperativas, Proveedores, Contratistas, entre otros).

Image

Los datos a registrar son:

Código del Grupo de Recaudo: Se le asigna un código alfanumérico al grupo de recaudo.

Descripción: Descripción referencial del grupo de recaudo.

  1. Definición de Recaudos:

<center>Image</center>

Aquí se registran todos los posibles recaudos a solicitar dependiendo al grupo que pertenezca

Image

Los datos a registrar son:

Código del Recaudo: Se le asigna un código alfanumérico al recaudo.

Descripción: Descripción referencial del recaudo.(Documento a solicitar)

Grupo: Se selecciona el grupo de recaudo al cual esta asociado el recaudo. (proveedor, contratista, persona natural…)

Limitante: Si se indica la opción “SI” el Sistema no permitirá la generación de la orden de compra/servicio a aquel proveedor que no tenga consignado (entregado a la institución) ese recaudo, además de que el recaudo puede ser limitante a partir de cierta cantidad de Unidades Tributarias comparadas con el monto de una orden de compra/servicio, si se desea que la orden este limitada sin importar la cantidad de unidades tributarias no se coloca ningún valor en la casilla. Si a esta opción se le indica “NO” el Sistema no impedirá la generación de una orden de compra/servicio así el proveedor haya o no consignado el recaudo.

  1. Registro de Proveedores:

<center>Image</center>

En esta pantalla se incluyen los proveedores a los cuales se les emite una orden de compra/servicio. Los datos a registrar son:

<center>Image</center>

Datos Personales:

Código del Proveedor: Se introduce un código alfanumérico al proveedor, este código debe ser único para cada proveedor, se recomienda usar el mismo número del RIF ya q este es único por cada proveedor.

Nombre: Nombre del proveedor.

C.I. / R.I.F. Proveedor: se coloca el R.I.F. o cedula de identidad del proveedor

N.I.T.: se coloca N.I.T. del proveedor en caso que posea

Nacionalidad: seleccionar si el proveedor es Nacional o Internacional.

Actividad Profesional: seleccionar si es Proveedor o Contratista.

Dirección: se coloca la dirección del comercio o lugar de ubicación del proveedor.

Teléfono: se coloca el número telefónico del comercio del proveedor.

Fax: se coloca el número del fax del comercio del proveedor.

Nro. RNC: se coloca el Numero del Registro nacional de Contratista del proveedor.

Correo electrónico: se coloca el E-mail del proveedor.

Ramo que Provee: En esta pestaña se pueden asociar diversos ramos a un proveedor. Para esto seleccionamos el código del ramo haciendo clic en el botón, inmediatamente se mostrara un catalogo con todos los ramos definidos previamente, también se puede escribir el código del ramo en la casilla “Código”.

Límite de Crédito: se coloca el monto del límite de crédito del proveedor, en caso que aplique esta condición.

Cuenta contable asociada: se indica la cuenta por pagar al proveedor, este dato es importante y siempre debe ser ingresado al momento de realizar el registro del proveedor. Esto es necesario ya que un proveedor al que se le haga una orden de compra pasa luego a ser un beneficiario al que se le generara una deuda. Al emitir la orden de pago de ese proveedor el Sistema genera un comprobante contable en el que se ve reflejada la cuenta por pagar previamente asociada al proveedor contra las cuentas de gasto. Es indispensable crear la cuenta contable en el módulo de contabilidad previamente de forma tal que al momento de registrar un proveedor, poder seleccionar del catalogo la cuenta asociada a este.

Cuenta de Orden: Son asociaciones contables que se le pueden dar a un proveedor en el caso de que se desee llevar información contable de las órdenes de compra/servicio, se usan las cuentas “4” y la inclusión de estas cuentas no es algo obligatorio. En la parte superior derecha del formulario existe un botón con una letra “C” haciendo clic en este se verá que existe un opción en la cal se puede asociar cuentas contables a los movimientos de inventario.

<center>Image</center>

Datos del Registro Mercantil: Se registra la información referente al registro mercantil, circunscripción, Nº del registro, fecha del registro, etc.

Datos persona contacto: Persona de la empresa a la cual se contacta, para suministrar información de los artículos o servicios solicitados.

<center>Image</center>

Recaudos: en esta opción se selecciona el grupo de recaudos al cual pertenece el proveedor, para seleccionar el grupo se escribe el código del grupo o se hace clic en el botón e inmediatamente aparecerá un catalogo con los posibles grupos de recaudos previamente definidos. Al seleccionar el grupo de recaudos, el Sistema automáticamente mostrara la información de la pestaña “Recaudos”. En esta pestaña aparecen los posibles recaudos solicitados de acuerdo al grupo seleccionado previamente, los cuales se podrán actualizar como consignados cada vez que el proveedor lo haya hecho. Para esto simplemente seleccionamos el recaudo y hacemos clic al botón “-- >>”. Si se selecciono el recaudo equivocado, se selecciona nuevamente y se hace clic en el botón “<< --“. Si se desean consignar todos los recaudos de una vez se hace clic en el botón “>>>>”. Si se desea cancelar los movimientos realizados y colocar todos los recaudos como solicitados se hace clic en el botón “<<<>>>”.

Image

Otras Cuentas Contables: esta opción es en el caso que el Proveedor tenga varias Actividades Económicas.

  1. Definición de Condiciones de Pago:

<center>Image</center>

Aquí se incluyen todos los tipos de formas de pago que pueda establecer un proveedor (contado, crédito, etc.).

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico y una descripción referencial a cada tipo de condición de pago.

  1. Definición de Formas de Entrega:

<center>Image</center>

En este formulario se incluyen todos los tipos de formas de entrega que pueda establecer un proveedor (inmediata, 30 días, entre otras).

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico y una descripción referencial a cada tipo de forma de entrega.

  1. Definición de Razón de Compra:

<center>Image</center>

Se incluyen todos los tipos de razones por la cual es necesaria realizar una orden de compra/servicio.

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico y una descripción referencial a cada tipo de razón de compra.

  1. Definición de Rango de Cotizaciones:

<center>Image</center>

En esta pantalla se establecen la cantidad de cotizaciones necesarias para poder elaborar una orden de compra/servicio de acuerdo a la cantidad de unidades tributarias equivalentes al monto total de una orden de compra/servicio.

Image

Para realizar esto especificamos el rango inicial y el rango final de unidades tributarias y luego indicamos la cantidad de cotizaciones necesarias para ese rango. Para agregar otro rango presionamos la tecla “Insert” y repetimos el proceso.

  1. Definición de Motivo de Faltante:

<center>Image</center>

Aquí se incluyen todos los motivos por los cuales puede faltar un artículo ya sea en la recepción o en el despacho de este.

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico, una descripción referencial a cada tipo de forma de entrega e indicamos si el motivo de faltante a incluir pertenece a una recepción o a un despacho haciendo clic en el botón de opción correspondiente.

  1. Definición de Tipos de Entrada:

<center>Image</center>

Aquí se definen todos los posibles tipos de entrada de artículos al almacén que no sean una RECEPCION normal de estos (Ej. Donaciones a la institución).

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico y una descripción referencial a cada tipo de entrada.

  1. Definición de Tipos de Salida:

<center>Image</center>

Aquí se definen todos los posibles tipos de salida de artículos al almacén que no sean una DESPACHO normal de estos (donación de la institución, etc.).

Image

Para esto asignamos un código alfanumérico y una descripción referencial a cada tipo de tipo de salida.

ARTICULOS:

<center>Image</center>

En esta carpeta existe una serie de sub módulos relacionados con la definición de los artículos y servicios requeridos por la institución al momento de elaborar una orden de compra/servicio.

  1. Definición de Artículos:

<center>Image</center>

En esta pantalla se definen los formatos del código de los artículos o servicios, así como el código de las ubicaciones físicas de los artículos dentro de los almacenes.

Image

La forma de establecer estos códigos es plenamente parametrizable de manera tal que si el usuario desea códigos correlativos o en base a una agrupación jerárquica, se puede hacer de ambas formas. Si el usuario desea la segunda opción se le debe de notificar que tiene que establecer el número de rupturas necesarias, así como la longitud del código, luego definir el formato del código de acuerdo al estructura deseada, teniendo en cuenta que debe colocar todos los dígitos necesarios para completar la longitud indicada previamente.

Image

En esta pantalla también existe una pestaña denominada “Integración”, en esta opción se configuran las siguientes opciones:

Imputación del Recargo: Existen diversas maneras de imputar presupuestariamente el recargo que se le aplica al costo de los artículos al momento de hacer una orden de compra. Si se habilita la opción “Código Presupuestario” el Sistema asociara un recargo a un código presupuestario completo (categoría presupuestaria + partida presupuestaria), de esta forma el Sistema siempre tomara este código para realizar la imputación presupuestaria del recargo sin importar la categoría a la que se asocie un artículo o servicio determinado al momento de hacer una orden de compra/servicio. Si se habilita la opción “Código de Partida” el Sistema asociara un recargo a una partida presupuestaria específica, esto con el fin de que el Sistema asocie la misma categoría presupuestaria de un artículo o un servicio al recargo. De esta manera la imputación del artículo y el recargo serán por la misma categoría presupuestaria. Si se habilita la opción “Costo de Artículo” el monto del recargo se adicionara a la imputación presupuestaria del código presupuestario asociado al artículo o servicio.

Image

Correlativos: en esta pestaña se define el número inicial de los correlativos de: órdenes de compra, ordenes de servicio, requisiciones, despacho, recepciones y solicitudes de compra/servicio. Estos correlativos se registran en una tabla denominada CACORREL.

Image

Generar comprobantes contables al momento de la Recepción y el Despacho: Si esta opción se habilita el Sistema emite comprobantes contables cada vez que se genera una recepción o un despacho, estos comprobantes se componen de las cuentas de activo asociadas a los artículos contra las cuentas por pagar (recepción) y las cuentas de gasto contra las cuentas por pagar (despacho).

2. Definición de Ubicaciones:

<center>Image</center>

Aquí se definen las posibles ubicaciones físicas dentro de un almacén.

Image

Para esto se asigna un código de ubicación de acuerdo al formato predefinido en la pantalla de definición de artículos y seguidamente se indica una descripción referencial a la ubicación correspondiente.

3. Ramos de Artículos:

<center>Image</center>

En esta pantalla se incluyen los posibles ramos que puedan abastecer un artículo o un servicio.

Image

Para realizar esta definición se introduce un código alfanumérico en la casilla código y luego se procede a escribir la descripción asociada al ramo.

  1. Registro de Artículos:

<center>Image</center>

Aquí se registran todos los artículos o servicios a usar en una orden de compra/servicio. Esta pantalla se compone de varios campos necesarios para el registro de todos los datos relevantes tanto para la información del artículo, como para la integración contable y presupuestaria del Sistema.

Image

Código: A cada artículo o servicio se le asigna un código único basado en el formato definido previamente. Se debe tomar en cuenta que si el formato posee varias rupturas, el código se debe establecer bajo una jerarquía, por ejemplo: si se desea definir el artículo “café”, este pertenece a una sub categoría denominada “alimentos y bebidas para personas” (esto es así si se quiere llevar una estructura similar al plan único de cuentas) y a su vez esta sub categoría esta dentro de una categoría denominada “materiales y suministros”. Por lo tanto los códigos quedarían de la siguiente manera:

      • 402: Materiales y Suministros
      • 402-01: Alimentos y bebidas para personas
      • 402-01-001: Café

Image

Image

Tipo: Se indica si el ítem a incluir es un artículo o un servicio. Si se selecciona la opción “servicio” inmediatamente el Sistema bloqueara todas aquellas opciones referentes a inventario y almacén, ya que los servicios no están asociados a almacenes.

Código Contable: Aquí se asocia la cuenta de activo al artículo, esto solo es para los artículos que son activos.

Descripción: Se introduce la descripción del artículo.

Cód. Ramo: Aquí se indica el ramo que abastece el artículo, para esto hacemos clic en el botón de manera tal que aparezca un catalogo con todos los ramos cargaos previamente, para luego seleccionarlo del catalogo. También si el usuario conoce el código lo puede introducir directamente en la caja de texto.

Unidad de Medida: Aquí se indica la unidad de medida que se usara para llevar el control del inventario del artículo. (metros, unidad, docena…)

Unidad Alterna: Aquí se indica la unidad de medida alterna asociada al artículo, solo de carácter informativo.

Relación: Aquí se indica la relación existente entre la unidad de medida y la unidad alterna, por ejemplo: si un artículo tiene unidad de medida “kilo” y su unidad alterna es “caja” y sabiendo que cada caja de ese artículo contiene 5 kilos de ese artículo entonces la relación es 1:5.

Existencia Total: Campo que se llena automáticamente (al darle entrada al almacén), muestra la sumatoria de las cantidades de un artículo, si este existe en varios almacenes. Si el artículo “café” tiene un existencia actual de 10 en el almacén 1 y este artículo también tiene una existencia actual de 5 en el almacén 2, la existencia total que se colocara en el recuadro será 15.

Fecha de Última Compra: Aquí se indica la fecha en la que se compro por última vez el artículo. Esta fecha se introduce manualmente la primera vez, luego esta fecha se actualizara cada vez que se haga una orden de compra con el artículo.

Partida: Aquí se selecciona la partida presupuestaria por donde se va a realizar la imputación presupuestaria cada vez que se emita una orden de compra/servicio con el artículo o servicio a incluir. Esta opción es muy importante y el usuario debe estar totalmente seguro que esta asociando la partida correcta al artículo o servicio, de hacer esto incorrectamente la ejecución presupuestaria al momento de hacer la orden de compra/servicio tampoco será la correcta. Para seleccionar la partida se hace clic en el botón y el Sistema mostrara un catalogo con las partidas presupuestarias existentes (esta información se almacena en la tabla NPPARTIDAS) o se puede escribir directamente en el recuadro el código de la partida a asociar.

Ultimo Costo: Aquí se registra la información del costo actual del artículo, esta casilla solo estará activa la primera vez que se registre un artículo, luego de estar registrado la casilla se inhabilitará y el costo se irá actualizando cada vez que se haga una orden de compra que incluya al artículo registrado.

Costo Promedio: En esta casilla se incluye el costo promedio de un artículo, si se está registrando un artículo por primera vez el costo promedio debe ser igual al costo actual, luego el Sistema actualizara este costo promedio cada vez que se emita una orden de compra con este artículo.

Existencia inicial: aquí se indica la existencia inicial en inventario al momento de registrar el artículo.

Existencia por Almacenes: En este recuadro se asocia el artículo a los diferentes almacenes que pueda tener la institución, así como las diferentes existencias que tenga en cada uno de ellos:

Existencia Mínima: aquí se registra la cantidad mínima del artículo que debe existir en el inventario de forma tal que no represente perdida.

Existencia Máxima: aquí se registra la cantidad máxima del artículo que debe existir en el inventario de forma tal que no represente perdida.

Punto de Reorden: aquí se indica la cantidad que debe existir en el inventario al momento de hacer una orden de compra de un artículo.

5. Registro de Recargos:

<center>Image</center>

En esta pantalla se registran todos los posibles recargos que se puedan ser utilizados en una orden de compra/servicio.

Image

Para esto indicamos un código alfanumérico y una descripción para identificar el recargo. Luego indicamos si el recargo es de tipo puntual (si tiene un monto fijo) o si es porcentual (un porcentaje del costo del artículo o servicio al que se le este asociando al momento de hacer la orden de compra/servicio. Luego y de acuerdo a como sea la definición de la imputación del recargo hecha en la pantalla “Definición de Artículos”, se le asociara al recargo bien sea un código presupuestario o una partida presupuestaria. Por último al recargo se le asocia una cuenta contable, esta cuenta debe ser la cuenta por pagar de la retención aplicada al recargo al momento de hacer la orden de pago de la orden de compra.

COMPRAS:

En esta carpeta se encuentran todos los sub módulos necesarios para la elaboración de solicitudes de compra/servicio, órdenes de compra/servicio, ajustes de órdenes de compra, cotizaciones, asignación de prioridad de cotizaciones y registro de contratos. Básicamente el funcionamiento del proceso de generación de compras o servicios es el siguiente:

<center></center>

  1. Emisión de las Órdenes de Compras y/o Servicios:

<center>Image</center>

A continuación se procede a efectuar la Orden de Compra refiriendo a la solicitud de forma tal que los artículos o servicios así como sus respectivos costos sean los correctos, una vez registrada la orden, esta genera un compromiso presupuestario.

Image

Las diferentes maneras elaborar una orden de compra son las siguientes:

Orden de Compra/Servicio que refiere a una solicitud: * Orden: Para realizar una orden de compra/servicio de este tipo, lo primero que se debe hacer es asignar un número a la orden en la casilla “Número” de manera manual, si se definió el manejo de correlativos para las órdenes de compra o para las ordenes de servicio con solo presionar la tecla Enter (con el cursor posicionado en la casilla), el Sistema designará un número automáticamente. * Fecha: se introduce la fecha en la cual se está elaborando la orden de compra/servicio (si la fecha corresponde a la fecha del día, al presionar la tecla Enter el Sistema la mostrará). * Moneda: se selecciona la misma a través del combo que muestra todos los tipos de monedas definidos previamente. * Tipo de Compromiso: seleccionamos el tipo de orden de compra/servicio; para este caso debe ser una orden de compra/servicio que refiera a un precompromiso (solicitud de Egreso), de esta manera aparecerá una casilla llamada “Solicitud”; en esta casilla se escribe el número de la solicitud a la que se va a hacer referencia (o seleccionándola del catalogo que aparecerá haciendo clic en el botón). Image Una vez seleccionada la solicitud, el Sistema mostrará toda la descripción de la cotización, la información de los artículos, así como los costos, la condición de pago y la forma de entrega del proveedor que haya tenido la mayor prioridad asignada en la pantalla “Asignación de Prioridad a Cotizaciones”. En el caso de que en esta pantalla se hayan asignado con prioridad uno (1) artículos de diferentes proveedores. El Sistema indicará si se desea hacer la orden de compra/servicio de forma parcial. Si se acepta esta opción el Sistema mostrara los artículos con prioridad uno (1) de uno de los proveedores. Al grabar esta orden, el Sistema permitirá realizar otra orden de compra/servicio haciendo referencia a la misma solicitud, pero esta vez con los artículos con prioridad uno (1) del proveedor restante. Image En la Pestaña de “Condiciones de Pago” se fijan las formas de cancelación al proveedor. Image En la pestaña “Formas de Entrega” se selecciona el código ya preestablecido para las modalidades de entrega de los pedidos (inmediata, a 30 días…). En la Justificación se coloca una breve explicación del motivo de la Compra del material. El tipo de Financiamiento se selecciona la opción que se aplique según el caso. Image Una vez que estos datos se cargan en pantalla, se procede a incluir el cronograma de entregas en la pestaña “Entregas”, esto en el caso de que la entrega de los artículos sea con diferentes fechas, si no es así se coloca la misma fecha a todos los artículos. Es importante notificar que si la orden va a tener recargos estos deben incluirse al momento de elaborar la solicitud, ya que si la orden de compra/servicio refiere a una solicitud el Sistema no dejara agregar recargos. Antes de registrar la orden de compra si es necesario modificar la descripción de los artículos esto es posible en la pestaña “Resumen” haciendo doble clic en el recuadro “Descripción”, escribiendo la nueva descripción y presionando la tecla Enter, de esta manera la descripción que se mostrara en el reporte será la que se indique en esta pestaña. Finalmente se hace clic en el botón “Salvar”, de esta forma se registra la orden de compra/servicio y se genera de manera automática el compromiso presupuestario. Orden de Compra/Servicio Directa: Para realizar una orden de compra/servicio de este tipo, lo primero que se debe hacer es asignar un número a la orden en la casilla “Número” de manera manual, si se definió el manejo de correlativos para las órdenes de compra o para las ordenes de servicio con solo apretar el botón Enter (con el puntero posicionado en la casilla), el Sistema designará un número automáticamente. Luego se introduce la fecha en la cual se está elaborando la orden de compra/servicio (si la fecha corresponde a la fecha del día, con solo presionar la tecla Enter el Sistema la mostrará). Seguidamente se indica el tipo de moneda en el que se va emitir la orden de compra/servicio a través del combo que muestra todos los tipos de monedas definidos previamente. Image Luego se selecciona el proveedor al que se le emitirá la orden de compra/servicio haciendo clic en el botón, el cual mostrará un catalogo con todos los proveedores registrados en el Sistema (si el proveedor no aparece en este catalogo se debe incluir en la pantalla “Registro de Proveedores”), también se puede escribir el R.I.F. del proveedor en la casilla. Después se escribe la descripción de la orden de compra/servicio en la casilla “Descripción”. Seguidamente se selecciona el tipo de orden de compra/servicio haciendo clic en el botón que está al lado de la casilla “Tipo de compromiso” o escribiendo el código del tipo de compromiso en esta casilla. El tipo de orden de compra/servicio debe ser Orden de Compra Directa u Orden de Servicio Directa. Luego se indica si la orden va a ser de compra, servicio o mixta, si es de compra solo permitirá incluir artículos, si es de servicios solo permitirá incluir servicios y si es mixta el Sistema permitirá agregar artículos y servicios en una misma orden. A continuación se procede a incluir los artículos o servicios de la orden en la pestaña “Detalle”, para esto se coloca el puntero en la casilla “Código Artículo” y se hace clic en el botón, de esta forma aparecerá un catalogo en el que buscamos el artículo o servicio deseado. También se puede escribir directamente el código del artículo o servicio en la casilla para incluirlo. Luego asociamos la categoría presupuestaria (unidad) al artículo, de esta manera el Sistema sabrá porque código presupuestario realizara la imputación presupuestaria, seguidamente colocamos la cantidad y el costo que nos indica el proveedor en su cotización, con esta información el Sistema sabrá cuanto disminuirá a la disponibilidad del código presupuestario. Para insertar un nuevo artículo o servicio presionamos la tecla “Insert”, si se desea eliminar un artículo o servicio presionamos la tecla “Supr”. Si existen artículos o servicios a los cuales se les debe aplicar algún recargo los marcamos con una “X” haciendo clic en la casilla que está en el extremo izquierdo de la pestaña e inmediatamente hacemos clic en el botón “Recargos”, a la derecha del gris a continuación aparecerá un recuadro en el que se procede a seleccionar el recargo haciendo clic en la casilla “Código Recargo”, de esta forma aparecerá un catalogo con los recargos definidos previamente, de acuerdo al recargo seleccionado (si es puntual o porcentual) el Sistema hará los cálculos correspondientes y el monto resultante lo sumará al monto total de la orden de compra/servicio. Si existe falta de disponibilidad en el código presupuestario resultante (de acuerdo como se haya definido la imputación del recargo), el Sistema mostrara un mensaje indicando que esto existe y no se podrá efectuar la orden de compra/servicio; una vez insertado todos los recargos hacemos clic en el botón “Ocultar” para retirar el recuadro de los recargos. Luego se indican la condición de pago y la forma de entrega del proveedor en las pestañas correspondientes. Image Luego se procede a incluir el cronograma de entregas en la pestaña “Entregas”, esto en el caso de que la entrega de los artículos se con diferentes fechas, si no es así se coloca la misma fecha a todos los artículos. Antes de registrar la orden de compra si es necesario modificar la descripción de los artículos esto es posible en la pestaña “Resumen” haciendo doble clic en el recuadro “Descripción”, escribiendo la nueva descripción y presionando la tecla Enter, de esta manera la descripción que se mostrara en el reporte será la que se indique en esta pestaña. Finalmente se hace clic en el botón “Salvar”, de esta forma se registra la orden de compra/servicio y se genera de manera automática el compromiso presupuestario. - Ajuste a Órdenes de Compra/Servicio: <center>Image</center> En esta pantalla se efectúan ajustes a las órdenes de compra o servicio por cantidades menores a las adquiridas inicialmente. Image Para registrar un ajuste, se introduce manualmente el número del ajuste, luego se agrega la fecha en la que se registra el ajuste. Después se escribe el número de la orden de compra a ajustar, también se puede seleccionar la orden de compra a través del catalogo que aparece al hacer clic en el botón. Al seleccionar la orden el Sistema carga toda la información relacionada con la orden (proveedor, artículos, cantidad y costo de estos). Luego se procede a colocar la cantidad a ajustar (por defecto coloca la cantidad ordenada) en la casilla “Cantidad Ajustada”, esta cantidad debe ser igual o menor a la cantidad adquirida. Una vez insertada esta información y salvar el ajuste, el Sistema también realizara automáticamente el ajuste presupuestario. Si la orden de compra/servicio refiere a un precompromiso y este también debe ajustarse, este ajuste se debe hacer manualmente. - Emisión de las Cotizaciones: <center>Image</center> Se procede a solicitar las respectivas cotizaciones a los proveedores que proporcionaran los artículos o servicios. Estas cotizaciones luego de ser registradas en el Sistema son sometidas a un análisis en el que se le asigna una prioridad de compra a cada artículo de los proveedores. Si los costos de los artículos a los que se les dio prioridad difieren a los de la solicitud el Sistema los modifica automáticamente de manera tal que se actualiza el precompromiso, así el monto que se dispondrá presupuestariamente será el correcto y acorde al de la orden de compra que se generara posteriormente. Image - Asignación de Prioridad a Cotizaciones : <center>Image</center> En esta pantalla se asigna prioridad de compra a los artículos o servicios de las diferentes cotizaciones enviadas por los proveedores y que se registraron en el Sistema. Image Para hacer esto hacemos clic en el botón “Solicitud” para desplegar el catalogo y escoger la solicitud o escribimos el número de la solicitud en la casilla correspondiente. Esto con el fin de llamar a la solicitud de compra/servicio a la cual se le asociaron las diferentes cotizaciones. Al seleccionar la solicitud el Sistema desplegara las cotizaciones de los proveedores, el usuario debe asignarle prioridad “1” al artículo o servicio que desee adquirir, para esto simplemente se debe escribir en el recuadro que se encuentra a la derecha del artículo o servicio el número 1. Una vez asignados todos los artículos o servicios con las prioridades correspondientes, se guarda la información. ALMACEN: <center>Image</center> En esta carpeta existen todos los sub módulos que afectaran el inventario de los artículos existentes en el Sistema. Se basa en 3 movimientos de almacén: Recepción de artículos, despacho de artículos y control de inventarios. - Definición General: <center>Image</center> En esta pantalla se definen todos los almacenes que posee la institución. Image Para esto se introduce un código único, luego el nombre o descripción referencial del almacén y por último se puede asociar un almacén a una unidad o categoría presupuestaria escribiendo el código de la categoría o seleccionándola del catalogo que aparecerá al hacer clic en el botón. - Emisión de las Requisiciones: <center>Image</center> Consiste en registrar las necesidades de artículos de un departamento o unidad, por lo que este es un módulo que debería estar en cada unidad de manera que se registre la requisición y luego el almacén la analice y emita el despacho correspondiente. Image Para realizar esto se introduce el numero de la requisición (también puede ser un correlativo). Luego se indica la fecha y la descripción de la requisición, después se introducen los artículos solicitados, lógicamente el Sistema no verifica la existencia de los artículos debido a que esta es una información que solo debe conocer el personal del almacén. - Requisiciones por Departamento (Solicitud de Egresos): <center>Image</center> Aquí se registran las solicitudes para la compra de artículos o adquisición de servicios, una vez que la unidad solicitante a enviado la requisición a almacén y esta no ha podido ser satisfecha. Es en esta pantalla donde comienza la integración con el módulo de presupuesto ya que al realizar la solicitud se emite un precompromiso en base a los costos histórico o promedio de los artículos solicitados, generando así un apartado de la disponibilidad presupuestaria. Image Para emitir una solicitud se debe incluir los siguientes datos: Número: en esta casilla se indica el número de la solicitud, si la opción de correlativos esta activa se presiona la tecla “Enter” y el Sistema colocara el número automáticamente, este número no será visible hasta que se registre la solicitud, mientras se está registrando la solicitud, en la casilla se verá la máscara “########”. Si la opción de correlativo no está activa se puede introducir el número manualmente, escribiéndolo en la casilla. Fecha: Se introduce la fecha en la que se elabora la solicitud. Esta fecha será la que el Sistema tomara para la fecha del precompromiso. Moneda: en esta casilla se indica el tipo de moneda a usar en la solicitud. Descripción: Aquí se introduce la descripción de la solicitud. Monto Total: es el monto total de la solicitud. Unidad Responsable: Aquí se indica la unidad que emite la solicitud. Se indica a través del código de las categorías presupuestarías existentes. Tipo: Se selecciona de el tipo de solicitud, existiendo tres opciones; “Compra” esta indica que la solicitud es para una compra de artículos; “Servicio” indicando una solicitud de servicio y “Mixta” indicando una solicitud en la que estén involucrados una compra de artículos y prestación de servicios. Financiamiento: En esta pantalla se indica el tipo financiamiento por el que se va a cubrir el gasto de la orden de compra/servicio. Se puede seleccionar haciendo clic en el botón, inmediatamente aparecerá una catalogo con todos los tipos de financiamientos registrados en el Sistema, también se puede escribir el código del tipo de financiamiento a través de la casilla correspondiente. En la Pestaña “Detalle Solicitud”: Image En esta pestaña se incluyen los artículos o servicios solicitados, para esto primero se seleccionan los artículo o servicios posicionándose en la casilla “código artículo” y se hace clic en el botón que se encuentra en la parte izquierda de la casilla de manera que se muestre el catalogo de artículos o servicios. Este catalogo tiene la opción de que se puede realizar la búsqueda por código o por descripción del artículo o servicio. También se puede escribir el código en la casilla correspondiente. Image Luego se indica el código de la unidad (categoría presupuestaria) por donde se realizara el gasto (NPCATPRE); después se coloca la cantidad requerida, seguidamente se coloca el costo estimado o si el artículo ya tenía un costo promedio este se colocara automáticamente. Al tener estos datos el Sistema: la partida asociada al artículo, la categoría presupuestaria que solicita el artículo, el costo del artículo multiplicado por la cantidad solicitada, realiza la verificación de disponibilidad presupuestaria, si hay disponibilidad el Sistema permite la realización de la solicitud, si no la hay el Sistema emite un mensaje indicando la falta de disponibilidad. Además de esto en el caso de que el código presupuestario no exista el Sistema también lo advierte, de ser este el caso se puede verificar la partida asociada al artículo sin salir de la pantalla, haciendo clic en el botón marcado con una “A” ubicado en la parte superior derecha. Al hacer clic se aparecerá la pantalla de “registro de artículos”, en esta se puede consultar al artículo y corroborar si la partida asociada al artículo es la correcta. En esta pestaña también se puede indicar si el artículo se le aplicara recargos al momento de hacer la orden de compra o servicio de forma tal que se pueda apartar disponibilidad para la imputación del recargo. Para indicar el recargo hacemos clic en el recuadro que se encuentra a la izquierda de la casilla en la que aparece el código del artículo, al hacer clic aparecerá una “X” señalando que al artículo se le aplicar un recargo. Luego de seleccionar los artículos se hace clic en el botón “Recargos”, inmediatamente aparecerá una pantalla en la que se seleccionaran los recargos haciendo clic en el botón de manera que aparezca un catalogo con los posibles recargos. Al seleccionar el recargo el Sistema calculara el monto correspondiente al recargo, dependiendo si el recargo es porcentual o puntual. Este monto se sumara con el monto total de los artículos o servicios. En la Pestaña “Motivo, Observaciones”: Image En estos recuadros se colocan informaciones generales referentes al motivo de la solicitud así como observaciones generales. En la pestaña “Razón de Compra”: Image Aquí se selecciona el motivo de la solicitud de la compra haciendo clic en el botón para poder seleccionar el mismo del catalogo, o editando el código en caso de conocerlo. Despachos: <center>Image</center> Registro de entrega (despacho) de los artículos solicitados por las unidades a través de la requisición. Image Para esto simplemente se indica un numero de despacho (también puede ser un correlativo), la fecha, el almacén a través del cual se hará el despacho (y se disminuirá el inventario de este) y el numero de requisición a la que se hará el despacho. Inmediatamente se mostraran los artículos de esta requisición. Es importante tener en cuenta que los artículos requeridos deben existir en el almacén seleccionado, si no el Sistema lo indicara a través de un mensaje. Para verificar la existencia de un artículo en el almacén solo se debe hacer clic en la casilla de “Código de Artículo” y el Sistema mostrar la existencia actual de ese artículo en el almacén. En base a esta información se procede a indicar la cantidad a despachar, la cual puede ser menor o igual a la requerida (por defecto toma la cantidad requerida). Luego se procede a registrar el despacho, al hacer esto el Sistema automáticamente disminuirá del almacén seleccionado la existencia del artículo. Existen varias modalidades de despachar parcialmente de acuerdo a la versión del módulo que se esté implementando: * Despachar parcialmente hasta satisfacer la requisición. * Despachar parcialmente de forma tal que los artículos despachados no aparezcan en los próximos despachos. * Al despachar por lo menos un artículo se cancela totalmente el despacho, sin tomar en cuenta que hayan quedado artículos pendientes. - Prestación de Servicio: <center>Image</center> Aquí se llevan el control de las requisiciones de servicio solicitadas. Image Para registrar una prestación de servicio el sistema asignara automáticamente el número correlativo de la solicitud. Seguidamente se procede a seleccionar la requisición de servicio haciendo clic en el botón para visualizar el catalogo y así elegir la requisición que se desea actualizar. Inmediatamente el Sistema mostrara los servicios, la fecha y la unidad de origen de dicha requisición; se debe llenar la casilla de “Descripción”, el nombre del empleado que solicito la prestación del servicio y observaciones asociadas al servicio prestado. - Inventario Físico: <center>Image</center> En esta pantalla se procede a cargar la información procedente del inventario físico de los artículos en un almacén determinado. Antes de registrar el inventario es recomendable imprimir el reporte de “Hoja de Conteo Físico” este reporte contiene los artículos a inventariar y este se utilizara al momento de realizar el inventario físico. Image Para registrar el inventario físico, se coloca la fecha del inventario en la casilla correspondiente. Luego se selecciona el rango de artículos que forman parte del inventario, en la casilla “Articulo Desde” se coloca el articulo inicial del inventario y en la casilla “Articulo Hasta” el ultimo articulo del inventario, para registrar estos artículos se puede colocar el código del artículo en las casillas correspondientes o se puede seleccionar del catalogo que aparece al hacer clic en el botón. Una vez seleccionados estos artículos el Sistema automáticamente llenará el grid con todos los artículos que están dentro del rango, luego se procede a colocar las cantidades de cada artículo obtenidas en el inventario. Una vez registrado el inventario, es necesario ejecutar el reporte “Relación Inventario Almacén”, de esta manera se podrá comparar las existencias actuales de los artículos dentro del Sistema, de forma tal que se detecten diferencias entre estos, en el caso que esta diferencia exista, se deben actualizar las cantidades de este inventario físico al inventario lógico del Sistema a través del módulo “Traspaso de Inventario Lógico a Físico” que se encuentra en la carpeta Mantenimiento. Aquí simplemente se hará clic en el botón que se muestra en esta pantalla, se coloca la fecha del inventario y el Sistema automáticamente actualizará las existencias de los artículos asociados al inventario de la fecha correspondiente. - Traspaso de Artículos: <center>Image</center> En esta pantalla se traslada la existencia de un artículo desde un almacén a otro. Para esto el artículo debe estar definido en ambos almacenes previamente, teniendo en cuenta que el Sistema valida que el almacén origen tenga existencia para realizar el traspaso y que la existencia a traspasar no supere esta existencia. Image Para el registro del traspaso se debe asignar un número, una fecha y una descripción al traslado. Luego se selecciona el almacén origen de donde se extraerán los artículos, después se selecciona el almacén destino en el cual se traspasaran los artículos. Para seleccionar estos almacenes se puede escribir el código de dichos almacenes en las casillas correspondientes o se pueden seleccionar del catalogo que aparece al hacer clic en los botones. Al seleccionar los almacenes se procede a incluir los artículos a traspasar, para esto se coloca el cursor en la casilla “Código Articulo” y se hace clic en el botón que se encuentra en la parte superior izquierda del grid, automáticamente aparecerá un catalogo del cual se podrá seleccionar el articulo deseado. Al seleccionar el artículo el Sistema mostrara la existencia disponible de este en el almacén origen. En la casilla “Transferir” se colocara la cantidad a traspasar al almacén destino. - Entradas de Almacén: <center>Image</center> En esta pantalla se registran todos los movimientos (que no sean recepciones) que aumentan la existencia de los artículos en un almacén determinado. Image Para registrar una entrada de almacén, primero se le asigna un numero, la fecha de la entrada, el almacén en donde se va a dar la entrada (escribiendo el código del almacén o buscándolo en el catalogo que aparece al hacer clic en el botón). Luego se indica el proveedor asociado a la entrada de almacén e inmediatamente se indica el tipo de entrada de almacén, la cual debe estar definida previamente en la pantalla de definición de entradas de almacén. Una vez ingresados estos datos, se procede a seleccionar los artículos que formaran parte de la entrada de almacén, se debe tener en cuenta que estos artículos deben estar asociados previamente al almacén seleccionado. Al registrar la entrada, el Sistema automáticamente incrementara la existencia de los artículos. - Salidas de Almacén:** <center>Image</center> En esta pantalla se registran todos los movimientos (que no sean despachos) que disminuyan la existencia de los artículos en un almacén determinado. Image Para registrar una salida de almacén, primero se le asigna un numero, la fecha de la salida, el almacén en donde se va a dar la salida (escribiendo el código del almacén o buscándolo en el catalogo que aparece al hacer clic en el botón). Luego se indica el beneficiario asociado a la salida de almacén e inmediatamente se indica el tipo de salida de almacén, la cual debe estar definida previamente en la pantalla de definición de salidas de almacén. Una vez ingresados estos datos, se procede a seleccionar los artículos que formaran parte de la salida de almacén, se debe tener en cuenta que estos artículos deben estar asociados previamente al almacén seleccionado. Al registrar la salida de almacén, el Sistema automáticamente disminuirá la existencia de los artículos.

funcionalidad.1251232405.txt.gz · Last modified: 2013/08/08 15:21 (external edit)
www.chimeric.de Creative Commons License Valid CSS Driven by DokuWiki do yourself a favour and use a real browser - get firefox!! Recent changes RSS feed Valid XHTML 1.0